Was ein Verwaltungsvertrag wirklich regelt

„Darum kümmert sich die Hausverwaltung“ – dieser Satz fällt bei vermieteten Eigentumswohnungen oft. Er verdeckt, dass hinter dem Wort meist zwei verschiedene Aufgaben stehen, nicht selten mit zwei verschiedenen Vertragspartnern. Wer nicht weiß, welcher Vertrag was abdeckt, merkt es häufig erst im Ernstfall: wenn der Mieter einen Schaden meldet, eine Abrechnung ausbleibt oder sich niemand zuständig fühlt.

Ein Verwaltungsvertrag ist deshalb mehr als eine Formalie. Er legt fest, welche Leistungen Sie erhalten, was sie kosten, welche Befugnisse der Verwalter hat und wie Sie sich wieder trennen können. Lesen Sie ihn vor der Unterschrift – oder vor der Abstimmung in der Eigentümerversammlung – so gründlich wie einen Mietvertrag.

Zwei Verträge, zwei Auftraggeber

Die WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum – Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizungsanlage – und um die Finanzen der Gemeinschaft. Auftraggeber ist nicht der einzelne Eigentümer, sondern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Sie bestellt den Verwalter durch Beschluss der Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 WEG) und schließt mit ihm den Verwaltervertrag. Der einzelne Eigentümer wirkt also über seine Stimme mit, ist aber nicht selbst Vertragspartner.

Das Gesetz zieht hier feste Grenzen (§ 26 WEG). Ein Verwalter kann für höchstens fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei. Für eine Wiederbestellung ist ein neuer Beschluss nötig, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden kann. Seit der WEG-Reform von 2020 kann der Verwalter zudem jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Von diesen Regeln kann auch ein Vertrag nicht abweichen.

Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft (§ 9b WEG); für Grundstückskauf- und Darlehensverträge braucht er allerdings einen Beschluss. Im Verhältnis zur Gemeinschaft darf er ohne Beschluss nur Maßnahmen treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind (§ 27 WEG). Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken, etwa mit einer Wertgrenze, bis zu der der Verwalter Aufträge allein vergeben darf.

Die Miet- oder Sondereigentumsverwaltung

Für die einzelne Wohnung und ihr Mietverhältnis ist die WEG-Verwaltung nicht zuständig. Diese Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung, bei Eigentumswohnungen auch Sondereigentumsverwaltung genannt. Diesen Vertrag schließen Sie als Eigentümer selbst; rechtlich handelt es sich meist um einen Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB). Typische Aufgaben sind die Suche und Auswahl von Mietern, Abschluss und Betreuung der Mietverträge, Mieteinzug und Mahnwesen, die Betriebskostenabrechnung, Wohnungsübergaben und die Abstimmung mit der WEG-Verwaltung, wenn ein Mangel im Gemeinschaftseigentum liegt. Gesetzliche Vorgaben zu Laufzeit und Inhalt gibt es hier kaum – umso mehr kommt es auf den Vertragstext an.

Beide Aufgaben kann dasselbe Unternehmen übernehmen. Es bleiben trotzdem zwei Verträge mit unterschiedlichen Auftraggebern, Laufzeiten und Vergütungen.

Was im Vertrag stehen sollte

Leistungen

Verwalterverträge unterscheiden üblicherweise zwischen Grundleistungen, die mit der laufenden Vergütung abgegolten sind, und besonderen Leistungen, die gesondert berechnet werden. Zu Letzteren zählen häufig die Begleitung größerer Sanierungen, zusätzliche Eigentümerversammlungen, die Neuvermietung oder die Mitwirkung an gerichtlichen Verfahren. Je genauer der Katalog beschreibt, was wozu gehört, desto weniger Streit gibt es später.

Vergütung

Die Grundvergütung wird meist je Einheit und Monat vereinbart, besondere Leistungen pauschal oder nach Zeitaufwand. Prüfen Sie, ob die Beträge netto oder brutto angegeben sind, ob eine Anpassungsklausel vorgesehen ist und welche Auslagen hinzukommen. Ein niedriger Grundpreis mit einer langen Liste an Zusatzhonoraren kann am Ende teurer sein als ein umfassender Pauschalpreis.

Laufzeit und Kündigung

Bei der WEG-Verwaltung gibt § 26 WEG den Rahmen vor. Bei der Mietverwaltung sind Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfristen weitgehend Verhandlungssache; in vorformulierten Verträgen kann das AGB-Recht Grenzen setzen, etwa bei langen Erstlaufzeiten oder stillschweigenden Verlängerungen. Ebenso wichtig ist, was bei Vertragsende geschieht: bis wann Unterlagen, Schlüssel und Mietkautionen übergeben werden und wer das laufende Jahr abrechnet.

Vollmachten

Bei der WEG-Verwaltung ergeben sich die Befugnisse aus Gesetz, Beschlüssen und Verwaltervertrag, bei der Mietverwaltung allein aus dem Vertrag und der Vollmacht, die Sie erteilen. Legen Sie dort fest, was der Verwalter in Ihrem Namen tun darf: Mietverträge abschließen und kündigen, Mieterhöhungen erklären, Handwerker beauftragen – und bis zu welcher Wertgrenze ohne Rückfrage. Weitreichende Entscheidungen wie die Kündigung eines Mietverhältnisses sollten an Ihre Zustimmung gebunden bleiben.

Zwei Abrechnungen, die oft verwechselt werden

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft, umgangssprachlich Hausgeldabrechnung, stellt der WEG-Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres auf (§ 28 Abs. 2 WEG); jeder Eigentümer erhält daraus seine Einzelabrechnung. Die Abrechnung enthält alle Kosten der Gemeinschaft, auch solche, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen – etwa die Verwaltervergütung, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum oder die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Verteilt wird nach dem Schlüssel der Gemeinschaft, meist nach Miteigentumsanteilen.

Die Betriebskostenabrechnung erstellt dagegen der Vermieter oder seine Mietverwaltung für den Mieter. Sie darf nur die Betriebskosten enthalten, die im Mietvertrag vereinbart sind und die die Betriebskostenverordnung als umlagefähig vorsieht. Verteilt wird nach dem Mietvertrag, ohne besondere Vereinbarung grundsätzlich nach Wohnfläche (§ 556a BGB). Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt die Heizkostenverordnung: Mindestens die Hälfte wird nach dem erfassten Verbrauch abgerechnet. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Hier liegt eine typische Schnittstelle. Der Vermieter braucht die Zahlen der Gemeinschaft, um gegenüber dem Mieter abzurechnen. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs läuft seine Frist aber auch dann, wenn die Gemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Gute Verträge regeln deshalb, bis wann die WEG-Verwaltung abrechnet und wer die Betriebskostenabrechnung erstellt. Die zugrunde liegenden Belege darf der Vermieter dem Mieter inzwischen auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Haftung, Versicherung und Qualifikation

Wer gewerblich das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümern oder Mietwohnungen für Dritte verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Voraussetzung ist unter anderem der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung; außerdem gilt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren. Lassen Sie sich Erlaubnis und Versicherungsnachweis zeigen. Manche Verwalter schließen zusätzlich eine Vertrauensschadenversicherung ab, die etwa bei Veruntreuung durch Mitarbeiter greifen kann. Haftungsbeschränkungen in vorformulierten Verträgen sind nur in Grenzen wirksam; prüfen Sie trotzdem genau, was eine solche Klausel ausschließen soll.

Für die WEG-Verwaltung kommt die Qualifikation hinzu. Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse abgelegt hat (§ 26a WEG). Bestimmte Qualifikationen sind dem gleichgestellt, etwa die Befähigung zum Richteramt, eine abgeschlossene Ausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann oder ein Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Eine Ausnahme gilt nur, wenn es weniger als neun Sondereigentumsrechte gibt, ein Eigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Wer schon am 1. Dezember 2020 Verwalter einer Gemeinschaft war, galt dort übergangsweise als zertifiziert; diese Frist ist am 1. Juni 2024 abgelaufen (§ 48 Abs. 4 WEG).

Mindestens so wichtig wie diese Formalien ist der Alltag: wie Sie den Verwalter erreichen, wie schnell er reagiert und wer im Notfall zuständig ist. Vereinbaren Sie außerdem, in welchem Rhythmus Sie einen Bericht erhalten – über Mieteingänge, Rückstände, offene Schäden und anstehende Beschlüsse.

Checkliste vor der Unterschrift

• Ist klar, ob es um WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder beides geht?

• Sind Grundleistungen und besondere Leistungen eindeutig voneinander abgegrenzt?

• Ist die Vergütung nachvollziehbar, einschließlich Umsatzsteuer, Auslagen und Anpassung?

• Passen Laufzeit und Kündigung zu § 26 WEG beziehungsweise zu Ihren eigenen Plänen?

• Welche Vollmachten erhält der Verwalter, und ab welcher Wertgrenze ist Ihre Zustimmung nötig?

• Wer erstellt welche Abrechnung, und bis wann?

• Liegen Erlaubnis nach § 34c GewO, Versicherungsnachweis und bei der WEG-Verwaltung die Zertifizierung vor?

• Wie sind Erreichbarkeit, Notfälle und Berichte geregelt?

• Was geschieht bei Vertragsende mit Unterlagen, Schlüsseln und Geldern?

Ein Verwaltungsvertrag ist dann gut, wenn er im Konfliktfall eine klare Antwort gibt. Welche Aufgaben Sie selbst behalten und welche Sie in andere Hände legen, hängt von Ihrer Zeit, Ihrer Nähe zum Objekt und Ihrer Erfahrung ab. Weil wir Anleger auch nach dem Kauf begleiten, stellen wir diese Frage früh. Im Erstgespräch lässt sie sich sortieren, bevor ein Vertrag unterschrieben ist.

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