Instandhaltung: Der unterschätzte Werttreiber

Beim Kauf einer Kapitalanlage-Immobilie stehen meist Kaufpreis, Miete und Lage im Mittelpunkt. Die Instandhaltung taucht in der Kalkulation dagegen oft nur als pauschaler Kostenposten auf – als etwas, das man hinnimmt, aber selten gestaltet. Dabei hat gerade sie großen Einfluss darauf, ob ein Gebäude seine Substanz über Jahrzehnte hält, ob es sich gut vermieten lässt und wie es bei einem späteren Verkauf bewertet wird.

Fachlich werden zwei Dinge unterschieden: Instandhaltung meint die laufende Pflege und Wartung, die Schäden vorbeugt; Instandsetzung die Reparatur oder den Ersatz dessen, was bereits verschlissen oder beschädigt ist. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) fasst beides unter dem Begriff Erhaltung zusammen. Wer beides vorausschauend organisiert, gibt nicht zwingend weniger Geld aus. Er gibt es aber planbarer aus – und meist, bevor aus einem kleinen Mangel ein großer Schaden wird.

Wer wofür zuständig ist

Bei einer Eigentumswohnung gibt es zwei Ebenen. Das Sondereigentum ist die Wohnung selbst mit den Bestandteilen, die sich verändern lassen, ohne das gemeinschaftliche Eigentum zu beeinträchtigen oder die äußere Gestalt des Gebäudes anzutasten – etwa Bodenbeläge, Innentüren, nicht tragende Wände oder Sanitärobjekte. Was für Bestand und Sicherheit des Gebäudes erforderlich ist oder dem gemeinsamen Gebrauch dient, ist dagegen Gemeinschaftseigentum (§ 5 WEG): Dach, Fassade, tragende Wände, Treppenhaus, die zentrale Heizungsanlage und in aller Regel auch die Fenster und Hauptleitungen.

Über die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums entscheiden die Eigentümer gemeinsam, meist mit Mehrheit in der Eigentümerversammlung; die Kosten trägt jeder grundsätzlich nach seinem Miteigentumsanteil (§ 16 Abs. 2 WEG). Für das Sondereigentum ist jeder Eigentümer allein verantwortlich. Die Grenze verläuft allerdings nicht in jedem Haus gleich: Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung können einzelne Pflichten oder Kosten abweichend regeln, häufig bei Fenstern oder Balkonen. Ein Blick in diese Unterlagen gehört deshalb an den Anfang jeder Planung.

Für Vermieter kommt das Verhältnis zum Mieter hinzu. Ihm gegenüber müssen sie die Wohnung während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 BGB). Liegt die Ursache eines Mangels im Gemeinschaftseigentum, etwa bei einem undichten Dach, kann der Mieter seine Rechte trotzdem gegenüber dem Vermieter geltend machen – auch wenn die Gemeinschaft noch nicht entschieden hat. Wer vermietet, hat deshalb ein eigenes Interesse daran, dass die Gemeinschaft zügig handelt.

Die Erhaltungsrücklage: das Polster der Gemeinschaft

Damit größere Maßnahmen nicht jedes Mal neu finanziert werden müssen, sammelt die Gemeinschaft eine Erhaltungsrücklage an. Der Begriff stammt aus der WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist; zuvor sprach das Gesetz von der Instandhaltungsrückstellung. Eine angemessene Rücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Gespeist wird sie über das Hausgeld, also die laufenden Vorschüsse der Eigentümer, über die die Versammlung auf Grundlage des Wirtschaftsplans beschließt (§ 28 Abs. 1 WEG).

Was „angemessen“ bedeutet, legt das Gesetz nicht in Zahlen fest. Es hängt von Alter, Zustand und Ausstattung des Gebäudes und von den absehbaren Maßnahmen ab. Faustformeln aus der Praxis geben eine grobe Orientierung, ersetzen aber keine Planung für das konkrete Haus. Den Stand der Rücklage weist der Verwalter jedes Jahr im Vermögensbericht aus (§ 28 Abs. 4 WEG).

Beim Kauf sind zwei Punkte wichtig. Erstens gehört die Rücklage der Gemeinschaft, nicht dem einzelnen Eigentümer: Wer eine Wohnung kauft, tritt in die Lage der Gemeinschaft ein – mit einer gut gefüllten Rücklage ebenso wie mit einer Unterdeckung. Zweitens hilft sich eine Gemeinschaft bei einer Unterdeckung häufig mit einer Sonderumlage. Sie wird per Beschluss für alle Eigentümer fällig, unabhängig davon, ob es dem Einzelnen gerade passt. Eine eigene Reserve neben der Rücklage der Gemeinschaft gehört deshalb zu einer konservativen Rechnung.

Vorausschauend planen statt reagieren

Jedes Gebäude besteht aus Bauteilen mit begrenzter Lebensdauer. Für die Planung sind vor allem diese von Bedeutung:

• Dach: Eindeckung oder Abdichtung, Dachrinnen und Anschlüsse

• Fassade: Putz, Anstrich, gegebenenfalls Dämmung, Balkone

• Fenster und Außentüren

• Heizungsanlage und Warmwasserbereitung

• Leitungen für Trinkwasser, Abwasser und Elektrik

• Aufzug, Keller und Außenanlagen, soweit vorhanden

Für die Lebensdauer solcher Bauteile gibt es Richtwerte. Sie hängen aber stark vom Einzelfall ab: von Material, Ausführung, Beanspruchung und vor allem von der Wartung. Eine regelmäßig gewartete Heizung oder eine gereinigte Dachrinne hält länger; ein unbemerkter Feuchteschaden kann dagegen in wenigen Jahren Bauteile angreifen, die sonst Jahrzehnte gehalten hätten. Feuchtigkeit verdient deshalb bei jeder Begehung besondere Aufmerksamkeit.

Eine Instandhaltungsplanung macht aus diesen Einzelheiten einen Fahrplan. Sinnvoll ist ein Vorgehen in Schritten:

1. Bestand aufnehmen: Bauteile, Jahr des Einbaus oder der letzten Erneuerung, aktueller Zustand – am besten nach einer Begehung mit einer fachkundigen Person.

2. Maßnahmen ableiten: Was steht voraussichtlich wann an, und mit welchem Kostenrahmen ist grob zu rechnen?

3. Prioritäten setzen: zuerst Sicherheit und Schutz vor Folgeschäden, dann Werterhalt, zuletzt Komfort.

4. Maßnahmen bündeln: Wer ohnehin ein Gerüst stellt, kann Fassade, Fenster und Dachanschlüsse oft in einem Zug angehen.

5. Finanzierung abgleichen: Reicht die Rücklage, muss sie aufgestockt werden, oder ist eine Sonderumlage absehbar?

6. Jährlich fortschreiben: Der Plan gehört nicht in die Schublade, sondern ist Grundlage für den nächsten Wirtschaftsplan.

Hinzu kommen energetische Anforderungen. Das Gebäudeenergiegesetz wurde Ende Juli 2026 durch das Gebäudemodernisierungsgesetz abgelöst, dessen Regelungen teils gestaffelt gelten. Welche Pflichten bei einem Heizungstausch oder der Erneuerung eines Bauteils greifen, sollte deshalb zum Zeitpunkt der Planung geprüft werden – nicht auf Grundlage dessen, was vor einigen Jahren galt. Energetische Fragen lassen sich zudem oft wirtschaftlicher bei ohnehin fälligen Maßnahmen mitdenken als in einem eigenen Projekt.

Instandhaltungsstau erkennen

Von Instandhaltungsstau spricht man, wenn notwendige Maßnahmen über längere Zeit aufgeschoben wurden. Er ist selten auf den ersten Blick sichtbar, hinterlässt aber Spuren in den Unterlagen der Gemeinschaft. Vor einem Kauf und später als Eigentümer sollten Sie vor allem diese Dokumente lesen:

• die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre: Kehren dieselben Themen wieder, werden Entscheidungen vertagt oder Angebote nur „zur Kenntnis genommen“?

• die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) mit dem Wortlaut der Beschlüsse, etwa zu Sonderumlagen, und den Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Wie hoch ist die Zuführung zur Rücklage im Verhältnis zu Alter und Größe des Hauses, und gibt es nennenswerte Hausgeldrückstände?

• den Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklage

• vorhandene Gutachten, Angebote und den Energieausweis

Ergänzend hilft eine eigene Begehung. Feuchte Stellen im Keller, Risse im Putz, ein vernachlässigtes Treppenhaus oder Bewuchs auf dem Dach sind Hinweise, die ein Gespräch mit dem Verwalter rechtfertigen. Aufschlussreich ist auch das Hausgeld, vor allem im Verhältnis zur Zuführung zur Rücklage. Ein niedriges Hausgeld ist nicht automatisch ein Vorteil. Manchmal ist es nur eine Rechnung, die später kommt.

Als Eigentümer können Sie von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Vor dem Kauf haben Sie dieses Recht noch nicht. Der Verkäufer kann Sie aber ermächtigen, die Beschluss-Sammlung einzusehen (§ 24 Abs. 7 WEG). Die übrigen Unterlagen fordern Sie am besten bei ihm an und nehmen sich Zeit für die Lektüre.

Steuerliche Einordnung in Kürze

Bei vermieteten Immobilien sind Erhaltungsaufwendungen grundsätzlich im Jahr der Zahlung als Werbungskosten abziehbar. Eine wichtige Ausnahme betrifft die ersten Jahre nach dem Kauf: Übersteigen die Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung durchgeführt werden, ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, gelten sie als anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Sie sind dann nicht sofort abziehbar, sondern erhöhen die Bemessungsgrundlage der Gebäudeabschreibung und wirken über viele Jahre verteilt. Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen, zählen nicht mit. Ein vereinfachtes Beispiel: Entfallen 200.000 Euro der Anschaffungskosten auf das Gebäude, liegt die Grenze für die ersten drei Jahre zusammen bei 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Wie die Finanzverwaltung Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten im Einzelnen abgrenzt, hat sie in einem BMF-Schreiben vom 26. Januar 2026 neu zusammengefasst. Die steuerliche Behandlung der Zahlungen in die Erhaltungsrücklage erläutert der Beitrag „Steuern bei Immobilien: Einordnung statt Versprechen“. Größere Maßnahmen in den ersten Jahren nach dem Kauf sollten Sie vorab mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Instandhaltung ist eine Daueraufgabe, die mit dem Kauf beginnt. Auch für uns als Wertentwickler endet das Interesse an einem Objekt nicht mit dem Notartermin: Wenn Sie möchten, kümmert sich eine erfahrene Hausverwaltung aus unserem Partnernetzwerk neben Vermietung und Mieterkommunikation um die Instandhaltung. Wie Sie diese Aufgabe organisieren möchten – selbst, über Ihre bisherige Verwaltung oder über unseren Partner –, können Sie in einem Erstgespräch in Ruhe abwägen.

Erstgespräch vereinbaren