Wie Technologie den Bestand transparent macht

Schon ein überschaubarer Bestand erzeugt viele Unterlagen. Zwei vermietete Wohnungen und einige Barren im Tresor bedeuten: Abrechnungen und Protokolle der Eigentümergemeinschaft, Kontoauszüge mit den Mieteingängen, Jahresauszüge der Bank zu den Darlehen, Unterlagen des Steuerberaters, Kaufbelege und Verwahrbestätigungen für die Edelmetalle. Jedes dieser Dokumente ist für sich korrekt. Ein Gesamtbild ergibt sich daraus nicht von selbst.

Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang nichts Spektakuläres. Sie bedeutet, einfache Fragen jederzeit verlässlich beantworten zu können – ob die Miete pünktlich eingeht, welche Ausgaben anstehen, wann eine Zinsbindung endet, wo ein bestimmtes Dokument liegt. Technologie kann dabei viel Arbeit abnehmen, wenn man weiß, was sie leistet und wo ihre Grenzen liegen.

Was ein Eigentümer über seinen Bestand sehen sollte

Welche Angaben im Einzelnen wichtig sind, hängt vom Bestand ab. Für eine Kombination aus vermieteten Immobilien und physischen Edelmetallen gehört ein fester Kern in jeden Überblick:

• Mieteingänge: vereinbarte und tatsächlich eingegangene Miete je Einheit, Rückstände, Stand des Mahnverfahrens

• Leerstand und Mieterwechsel: seit wann eine Einheit frei ist und was bis zur Neuvermietung geschieht

• Instandhaltungsvorgänge: gemeldete Schäden, beauftragte und abgeschlossene Arbeiten, anstehende Beschlüsse der Gemeinschaft

• Rücklagen: der Stand der Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft und die eigene Reserve

• Darlehen: Restschuld, Zins, Tilgung und vor allem das Ende der Zinsbindung

• Dokumente: Kauf- und Mietverträge, Abrechnungen, Protokolle, Versicherungen – auffindbar, nicht nur vorhanden

• Edelmetalle: Art, Gewicht und Feinheit der Barren, Seriennummern, Lagerort und Kaufbelege

Keine dieser Angaben ist neu. Neu ist allenfalls der Anspruch, sie an einem Ort und auf demselben Stand zu sehen – und zu erkennen, wenn eine davon fehlt.

Warum die Daten verstreut sind

Jeder Beteiligte führt seine Unterlagen für seinen eigenen Zweck. Die WEG-Verwaltung rechnet für die Gemeinschaft ab, die Mietverwaltung für das Mietverhältnis, die Bank für das Darlehen, der Steuerberater für die Steuererklärung, der Händler oder die Tresoranlage für den Edelmetallbestand. Jeder dieser Ausschnitte stimmt. Für das Gesamtbild ist aber niemand zuständig außer dem Eigentümer selbst.

Hinzu kommen praktische Hürden. Unterlagen treffen auf Papier oder als PDF per E-Mail ein oder liegen in Kundenportalen mit eigenem Zugang. Die Takte passen nicht zueinander: Der Kontoauszug zeigt den Mieteingang sofort, die Abrechnung der Gemeinschaft kommt Monate nach Jahresende, der Darlehensauszug einmal im Jahr. Und dieselbe Wohnung trägt bei jedem Beteiligten eine andere Nummer.

Die Folge ist selten ein großer Fehler, sondern eine Reihe kleiner Unschärfen. Eine Frist wird spät bemerkt. Das Ende der Zinsbindung rückt näher, ohne dass Alternativen geprüft wurden. Oder eine Entscheidung über Verkauf oder Sanierung stützt sich auf Zahlen, die längst überholt sind.

Was ein einheitliches Kennzahlensystem leistet

Ein Dashboard – eine Übersichtsseite, die die wichtigsten Zahlen auf einen Blick zeigt – ist zunächst nur eine Oberfläche. Entscheidend ist, was darunter liegt: ein einheitliches Kennzahlensystem. Gemeint ist ein Satz fester Definitionen: ob als Mieteinnahme die vereinbarte oder die tatsächlich eingegangene Miete zählt, wie Leerstand gemessen wird, welcher Stichtag für eine Bewertung gilt. Erst wenn diese Definitionen für alle Objekte und Anlageklassen gleich sind, lassen sich Zahlen vergleichen und über die Zeit verfolgen.

Besonders wichtig ist das, wenn sehr unterschiedliche Sachwerte zusammenkommen. Eine Immobilie erzeugt laufende Einnahmen und Kosten, ihr Marktwert ist eine Schätzung. Ein Goldbarren erzeugt keine laufenden Erträge, sein Preis schwankt täglich, auch in Euro. Ein gutes System stellt beides nebeneinander, ohne den Unterschied zu verwischen: mit Datum, Quelle und Methode jeder Bewertung. Jede Zahl sollte sich bis zu dem Dokument zurückverfolgen lassen, aus dem sie stammt.

Der eigentliche Nutzen liegt in den Zusammenhängen. Stehen Mieteingänge, Hausgeld und Kapitaldienst – also Zins und Tilgung – für jedes Objekt nebeneinander, wird sichtbar, ob es seine laufenden Kosten trägt oder ob Monat für Monat etwas zugeschossen wird. Steht das Ende der Zinsbindung neben Restschuld und Reserve, lässt sich früh überlegen, welche Spielräume bestehen. Und Termine mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung werden zu Erinnerungen mit Datum statt zu Notizen im Kopf.

Dokumente als Datenquelle

Ein großer Teil der Arbeit steckt im Eingang von Dokumenten. Automatisierte Dokumentenverarbeitung kann Abrechnungen, Rechnungen oder Kontoauszüge erkennen, einem Objekt zuordnen und die wesentlichen Angaben auslesen: Datum, Betrag, Zeitraum, Frist. Das erspart Abtippen und macht Unterlagen durchsuchbar. Die Prüfung ersetzt es nicht. Sinnvoll ist ein Ablauf, in dem die Software Vorschläge macht und Abweichungen markiert, während ein Mensch die Zweifelsfälle entscheidet.

Der erste Schritt braucht keine Software

Wer seinen Bestand ordnen möchte, kann auch ohne eigenes Werkzeug beginnen:

1. Quellen auflisten: Wer liefert welche Unterlagen, in welcher Form und wie oft?

2. Einheitlich benennen: je Objekt eine feste Bezeichnung, die in allen Ordnern und Dateinamen gleich bleibt.

3. Fristen sammeln: Kündigungstermine, Ende der Zinsbindung, Abrechnungs- und Versicherungsfristen in einer Liste mit Datum.

4. Einmal im Jahr abgleichen: Passen Kontoauszüge, Abrechnungen und Darlehensstände zueinander?

Technologie setzt dort an, wo diese Ordnung an Grenzen stößt – bei vielen Objekten, vielen Beteiligten oder dem Wunsch, Entwicklungen über Jahre zu verfolgen, statt sie jedes Mal neu zusammenzusuchen.

Wo die Grenzen liegen

Technologie macht sichtbar, was in den Daten steht – nicht mehr. Drei Grenzen sollte kennen, wer sich auf einen digitalen Überblick verlässt.

Die erste ist die Datenqualität. Ein Überblick ist nur so aktuell wie seine letzte Quelle. Fehlt eine Abrechnung oder wurde eine Angabe falsch übernommen, wird der Fehler in einer aufgeräumten Darstellung nicht kleiner, sondern glaubwürdiger. Sorgfältig gebaute Systeme zeigen Lücken deshalb offen an, statt sie stillschweigend zu füllen.

Die zweite ist das Urteil. Ein Dashboard kann zeigen, dass die Rücklage einer Gemeinschaft im Verhältnis zum Gebäude niedrig ist oder dass eine Zinsbindung ausläuft. Ob eine Sonderumlage angemessen ist und ob Anschlussfinanzierung oder Verkauf der bessere Weg ist, entscheidet es nicht. Kennzahlen ordnen die Diskussion, sie ersetzen sie nicht.

Die dritte ist der Datenschutz. Mietverträge, Kontoauszüge und Korrespondenz enthalten personenbezogene Daten, auch die der Mieter. Für sie gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke und nur im nötigen Umfang verarbeitet werden (Art. 5 DSGVO), Dienstleister, die Daten im Auftrag verarbeiten, brauchen einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), und die Verarbeitung muss technisch und organisatorisch abgesichert sein (Art. 32 DSGVO). Dazu gehört auch die Frage, wer welche Daten überhaupt sehen darf. Das ist kein Zusatzmerkmal, sondern Voraussetzung.

Valueverse ist aus solchen Aufgaben entstanden. Wir haben es als hauseigenes Innovationszentrum der Wertentwickler aufgebaut, um interne Prozesse und Analysen zu digitalisieren. Heute bietet Valueverse Software und Tech-Dienstleistungen für Finanzdienstleister und Partner an: Dashboards für Kundenverwaltung, Portfolio-Ansichten und Reporting, automatisierte Dokumentenverarbeitung, Prozessketten, die operative Abläufe, Analyse und Verwaltung verbinden, sowie ein einheitliches Kennzahlensystem über Immobilien, Edelmetalle und liquide Bausteine hinweg. Wenn Sie als Eigentümer Ihren Bestand ordnen möchten oder als Partner vor ähnlichen Aufgaben stehen, sprechen wir gern mit Ihnen darüber, welche Informationen für Sie zählen.

Erstgespräch vereinbaren